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Zeit des Schenkens - aber nicht ohne den Fiskus
(Pressemitteilung 20/2015 vom 9. Dezember 2015)   

Jetzt ist die Zeit wieder da, in der Geschenke gemacht werden, um u. a. für die Zusammenarbeit im zu Ende gehenden Jahr zu danken. Jedoch ist Achtsamkeit geboten, wenn es sich um die steuerliche Abzugsfähigkeit von Geschenken bzw. Aufmerksamkeiten handelt, die ein Unternehmer verteilt. Denn der Fiskus zeigt sich nicht gerade großzügig, wenn es um die Anerkennung als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geht. Enge finanzielle Grenzen und bestimmte Regeln und Aufzeichnungspflichten müssen beachtet werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Kompliziert ist das Schenken auch dadurch, dass für die unterschiedlichen Gruppen von Beschenkten, also Arbeitnehmer oder Geschäftspartner, verschiedene Bezugsgrößen gelten.

Geschenke an Mitarbeiter

Zuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer sind für den Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig, müssen jedoch beim Arbeitnehmer als geldwerte Vorteile bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden. Seit dem 1. Januar 2007 können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer (und Nichtarbeitnehmer) auch einer Pauschalsteuer mit einem Steuersatz von 30 %, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, unterworfen werden. Damit ist die Besteuerung beim Empfänger abgegolten. Das Wahlrecht für die Pauschalbesteuerung gilt prinzipiell einheitlich für ein Wirtschaftsjahr. Anzuwenden ist die Pauschalierung nur dann, wenn die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Lohn erfolgen und beim Arbeitnehmer ein besonderer Anlass vorliegt, und es darf sich nicht um Geldgeschenke handeln. Steuerfrei für Arbeitnehmer - und damit auch von der Pauschalsteuer für Arbeitgeber befreit - bleiben sog. Aufmerksamkeiten, die einem Arbeitnehmer oder seinen Familienangehörigen wegen eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Hier darf der Wert (inkl. Umsatzsteuer) seit 1. Januar 2015 bis zu 60 Euro (vorher 40 Euro) betragen.

Geschenke an Geschäftspartner

Geschenke an Kunden oder sonstige aktuelle oder potenzielle Geschäftspartner werden als Betriebsausgaben berücksichtigt, wenn der Wert pro Jahr und Beschenktem insgesamt nicht mehr als 35 Euro beträgt. Es handelt sich hierbei um eine sog. Freigrenze. Dies hat zur Folge, dass auch bei geringfügiger Überschreitung der Grenze der steuerliche Abzug völlig entfällt. Nicht auf den Geschenkwert angerechnet werden die Verpackung, es sei denn, sie hat einen außergewöhnlichen Wert an sich, und eventuell anfallende Versandkosten. Der Geschenkanlass, z. B. ein persönlicher Festtag oder auch ein Geschäftsjubiläum, ist nicht festgelegt, aber es muss für die jeweilige Zuwendung eine betriebliche Veranlassung geben. Folglich sind rein persönliche Geschenke, bei denen es keine Verknüpfung mit dem Beruf oder dem Betrieb des Schenkers gibt, steuerrechtlich unbeachtlich.

Formelle Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit

Geschenke sind in aller Regel einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zu erfassen. Die Aufwendungen müssen fortlaufend und zeitnah verbucht werden und der Name des Beschenkten muss aus den Unterlagen ersichtlich sein. Eine detaillierte Namensangabe ist grundsätzlich nicht erforderlich, wenn der Geschenkwert (z. B. Kugelschreiber) sehr gering ist. Das betrifft generell Zuwendungen, deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen. Andererseits sind aber auch die Geschenke zu dokumentieren, deren Wert über der 35-Euro-Grenze liegt. Für sie gilt: Ist ein Geschenk wegen Überschreitens der Grenze nicht abziehbar, so darf auch die übernommene Pauschalsteuer nicht steuermindernd abgezogen werden.

Wertgrenze

Entscheidend für die wertmäßige Einordnung sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, die beim Geber angefallen sind. Diese dürfen pro Empfänger im Wirtschaftsjahr - und zwar unabhängig vom eventuellen Zusammenfallen mehrerer Geschenkanlässe - insgesamt 35 Euro (netto bei vorsteuerabzugsberechtigten Schenkern) nicht übersteigen. Anders verhält es sich bei einem Schenkenden ohne Vorsteuerabzugsberechtigung, wie das nachfolgende Beispiel zeigt.

Beispiel für Abzugsbeschränkung oder Abzugsfähigkeit

Angenommen ein Unternehmer lässt einem Kunden zu dessen 60. Geburtstag eine Flasche Champagner zukommen. Die fiktive Berechnung könnte dann folgendermaßen aussehen: Die Flasche kostet 41,28 Euro inkl. 19 % Umsatzsteuer, also netto 34,69 Euro und liegt somit unter der Freigrenze von 35 Euro. Der Unternehmer lässt das Geschenk noch verpacken und versenden, was ihn pauschal noch einmal 8 Euro kostet, aber nicht auf den Geschenkpreis angerechnet wird. Somit ist er bei insgesamt 49,28 Euro, die er in diesem Fall voll als Betriebskosten absetzen kann, da er mit dem Nettowert des Geschenkes unterhalb der Freigrenze liegt. Macht ein privater Vermieter das gleiche Geschenk einem umsichtigen Hausmeister, so kann er es nicht bei seinen Einkünften aus Vermietung und Verpachtung als Werbungskosten absetzen, weil er als Vermieter nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist und das Geschenk in Höhe von 41,28 Euro bereits die Freigrenze übersteigt.

Fazit

Insgesamt ist die steuerliche Behandlung von Geschenken eine komplizierte Materie, deshalb sollte man professionelle Beratung in Anspruch nehmen.

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