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Die Steuerberaterkammer Stuttgart informiert:
Steuerliches Reisekostenrecht künftig vereinfacht
(Pressemitteilung 20/2013 vom 18. September 2013) 

Das Anfang des Jahres verabschiedete "Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" regelt u.a. die Abrechnungs- und Anerkennungskriterien für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit teilweise neu. Durch die ab 1. Januar 2014 geltenden Vorschriften soll das Reisekostenrecht, das etwa 35 Millionen Arbeitnehmer und Arbeitgeber betrifft, transparenter und einfacher zu handhaben sein. Aus steuerlicher Sicht geht es bei den Reisekosten um Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten, die durch die Auswärtstätigkeit eines Selbstständigen oder Arbeitnehmers entstehen und die so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst sind. Keine Reisekosten in diesem Sinne sind etwa die Kosten für Bekleidung und Reiseausrüstung wie beispielsweise Koffer. Im Wesentlichen betreffen die Änderungen drei Bereiche.

"Erste Tätigkeitsstätte" statt "regelmäßige Arbeitsstätte"

Der bisherige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte", der u.a. ausschlaggebend ist für die Höhe und Anerkennung der Entfernungspauschale, wird 2014 durch den Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Pro Dienstverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben, die in der Regel vom Arbeitgeber festgelegt wird. Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, kommen quantitative Kriterien für die Bestimmung zur Anwendung. Der Gesetzgeber sieht dann als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung vor, die üblicherweise arbeitstäglich oder an zwei vollen Arbeitstagen in der Woche oder zu mindestens einem Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit vom Arbeitnehmer aufgesucht wird. Kommen mehrere Orte in Betracht und trifft der Arbeitgeber keine entsprechende Entscheidung, so sieht das Gesetz die der Wohnung örtlich am nächsten liegende als erste Tätigkeitsstätte an. Grundsätzlich ist es so, dass Fahrten zu dieser ersten Stätte in Höhe der Entfernungspauschale (einfache Fahrt) steuerlich geltend gemacht werden können. Fahrten zu anderen Arbeitsorten können dann komplett - d.h. für die ganze Strecke - mit der Kilometerpauschale abgerechnet werden.

Verpflegungspauschalen: Zwei statt drei

Wer beruflich unterwegs ist, kann in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. Für das laufende Jahr gilt noch eine dreistufige Bewertung für den Ansatz der Verpflegungskosten: 6 Euro, 12 Euro und 24 Euro bei jeweils mindestens einer Abwesenheit von 8 Stunden, 14 Stunden bzw. 24 Stunden. Ab dem kommenden Jahr gibt es nur noch zwei Pauschalen bei der Reisekostenabrechnung. Arbeitnehmer erhalten dann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden bereits 12 Euro. 24 Euro können künftig bei einer Abwesenheit von 24 Stunden abgerechnet werden. Die Neuregelung bringt zudem Vorteile für Arbeitnehmer bei mehrtägigen Dienstreisen. Sie müssen keine Mindestabwesenheit von 8 Stunden bei An- und Abreise nachweisen, dürfen aber für diese Tage jeweils 12 Euro in Rechnung stellen. Generell werden durch die Reduzierung der Anzahl der Pauschbeträge auch die Aufzeichnungspflichten vereinfacht.

Übernachtungs- bzw. Unterkunftskosten bei längerer Abwesenheit

Muss ein Arbeitnehmer beruflich auswärts übernachten, sind die tatsächlichen Kosten abzugsfähig. Dabei ist darauf zu achten, dass u.a. wegen der umsatzsteuerlichen Behandlung von Beherbergungsleistungen möglichst getrennte Belege für die reine Übernachtung und sonstige Leistungen, wie etwa Frühstück, ausgestellt werden.

Wird aus beruflichen Gründen ein längerer Auswärtsaufenthalt notwendig, etwa weil andernorts das Management für ein größeres Projekt übernommen werden muss, können die Kosten für die Unterkunft in Hotel oder Wohnung ebenfalls steuerentlastend geltend gemacht werden. Voraussetzung ist u.a., dass die Tätigkeit an einem Ort stattfindet, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist. Nach 48 Monaten werden die Aufwendungen - vergleichbar den pauschalierten Kosten für eine doppelte Haushaltsführung  - nur noch bis zu einer Höhe von 1.000 Euro Berücksichtigung finden.

Reisenebenkosten

Hierbei handelt es sich um reisebegleitend anfallende Kosten, die in aller Regel in ihrer tatsächlichen Höhe geltend gemacht werden können. Der Arbeitgeber kann diese Reisenebenkosten nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei ersetzen, soweit sie die nachweisbaren Kosten nicht überschreiten. Das bedeutet u.a., dass alle Aufwendungen dokumentiert bzw. als Belege beigebracht werden müssen, damit sie beim Lohnkonto abgelegt werden können. Dazu gehören beispielsweise die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Gesprächspartner. Außerdem sind hier Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren sowie evtl. Schadenersatzleistungen infolge von Unfällen zu belegen, wenn die Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind.

Fazit

Trotz einiger Erleichterungen und Vereinfachungen sind Reisekosten nach wie vor ein kompliziertes Konstrukt, das aber reichlich Sparpotenzial beinhaltet. Deshalb empfiehlt es sich, um die steuermindernden Möglichkeiten ausschöpfen zu können, einen qualifizierten Berater einzuschalten.

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