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Die Steuerberaterkammer Stuttgart informiert: Reisekosten lohnsteuerlich betrachtet - der Fiskus fährt mit
(Pressemitteilung 19/2011 vom 30. August 2011)

Grundsätzlich regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht die Frage, welche Kosten der Arbeitnehmer bei Tätigkeiten außerhalb seiner Firma als Werbungskosten ansetzen bzw. welche Aufwendungen der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann. Mit der seit dem 1. Januar 2008 geltenden Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien wurde auch das Reisekostenrecht modifiziert. Seitdem gilt ein einheitlicher Reisekostenbegriff. Danach gehören zu den Reisekosten sowohl die Fahrtkosten, die Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Als Auswärtstätigkeit in diesem Sinne ist jede vorübergehende Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte anzusehen.

Fahrtkosten

Liegen grundsätzlich die Voraussetzungen zur Anerkennung beruflich bedingter Fahrtkosten vor, so können diese bei Auswärtstätigkeit in tatsächlicher Höhe als Reisekosten abgerechnet werden. Bei der Benutzung des eigenen Fahrzeuges geschieht das durch Einzelnachweise. Die früher geltende 3-Monatsfrist ist für Fahrtkosten entfallen, d.h. auch eine länger dauernde Auswärtstätigkeit kann entsprechend steuerlich berücksichtigt werden. Des Weiteren ist bei Auswärtstätigkeit an ständig wechselnden Einsatzorten die 30-km-Zone gestrichen worden, so können prinzipiell auch Einsatzfahrten mit geringerer Entfernung steuerlich geltend gemacht werden. Wer eine Pauschalierung bevorzugt, kann die dafür vorgesehenen Pauschalen pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Für die Pauschalierung gelten je nach Art des genutzten Fortbewegungsmittels unterschiedliche Kilometersätze: Das sind beim Kraftwagen 0,30 Euro, beim Motorrad oder -roller 0,13 Euro, für ein Mofa oder Moped schlagen 0,08 Euro zu Buche und mit 0,05 Euro kann die Fahrradnutzung in Ansatz gebracht werden. Bei Mitnahme von Personen, die an einer Geschäfts- oder Dienstreise teilnehmen, erhöhen sich die Kilometersätze je mitgenommener Person um 0,02 Euro bei Kraftwagen bzw. um 0,01 Euro bei Motorrädern oder -rollern.

Die Abrechnung auf Einzelnachweis ist komplizierter. Hier ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten eines Fahrzeuges anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Zu den Gesamtkosten zählen beispielsweise die Betriebsstoffkosten, die Wartungs- und Reparaturkosten oder die Miete für die Garage, um hier nur einige zu nennen. Auf jeden Fall erfordert die Zusammenstellung aller in Frage kommenden Ausgaben einen bestimmten Aufwand, der sich aber - und das ist zu prüfen - von Fall zu Fall lohnen kann.

Auch außergewöhnliche Kosten können unter bestimmten Umständen geltend gemacht werden. Dies gilt beispielsweise für nicht voraussehbare Reparaturen, die nicht auf Verschleiß beruhen oder für außergewöhnliche Aufwendungen im Zusammenhang mit einem Schaden, der durch Diebstahl entstanden ist.

Verpflegungsmehraufwendungen

Bei diesem Sachverhalt wird steuerlich unterschieden, ob es sich um eine Auswärtstätigkeit im Inland oder Ausland handelt, die jeweils anderen Bewertungskriterien unterliegen. Bei einer Auswärtstätigkeit im Inland werden Aufwendungen generell mit Pauschalsätzen abgerechnet, und zwar für jeden Kalendertag der Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsstätte. Anders als bei den Fahrtkosten gilt für den Verpflegungsmehraufwand die 3-Monatsfrist, d.h. der Ansatz der Pauschalen ist nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit möglich. Bei der Bewertung spielen jedoch auch weitere Kriterien eine Rolle, so dass jeder Einzelfall individuell zu prüfen ist. Grundsätzlich aber betragen die Pauschalen bei mindestens 8 Stunden bis zu 14 Stunden 6 Euro, bei mindestens 14 Stunden bis 24 Stunden 12 Euro und von 24 Stunden an aufwärts dann 24 Euro. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland wird der Verpflegungsmehraufwand durch Auslandstagegelder, die sich je nach Land unterscheiden, berücksichtigt. Diese Pauschbeträge werden vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.

Weitere berücksichtigungsfähige Kosten

Zu dieser Kategorie gehören sowohl Übernachtungskosten als auch Reisenebenkosten. Während für die ersteren getrennte Regelungen für das In- und Ausland gelten, werden die zweiten normalerweise in der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Höhe anerkannt.

Sonderfall Reisekosten im Zusammenhang mit einem Auslandssprachkurs

Mit Urteil vom 24. Februar 2011 (Az. VI R 12/10) hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass in aller Regel für die Kosten eines Sprachkurses im Ausland nur eine anteilige steuerliche Berücksichtigung infrage kommt. Dabei kommt es nicht auf den zeitlichen Anteil des Sprachunterrichts an der Dauer des gesamten Auslandsaufenthaltes an. Entscheidend für die Anerkennung der mit einer beruflichen Fortbildung im Zusammenhang stehenden Reisekosten ist im Wesentlichen, dass die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich der beruflichen Sphäre zugeordnet werden kann. Bestehen daran dahingehend Zweifel, dass die Reise auch privat mitveranlasst sein könnte, so kann eine glaubhafte Aufteilung nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile vorgenommen werden. Liegen allerdings die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge nicht zeitlich nacheinander, sondern verlaufen sozusagen parallel, so wird - vereinfacht dargestellt - davon ausgegangen, dass ein Sprachkurs im Ausland immer auch privat mitveranlasst ist. Im fraglichen Streitfall wurde dem Kläger, der als Zugführeroffizier bei der Bundeswehr tätig war und an einem Englischsprachkurs in Südafrika teilgenommen hatte, der Werbekostenabzug vom Finanzamt und dem Finanzgericht (FG) in Gänze verwehrt. Der BFH hingegen hob diese Entscheidung auf und verwies den Rechtsstreit an das FG zurück.

Fazit

Die steuerrelevanten Aspekte im Reisekostenrecht sind allerdings wesentlich differenzierter und zum Teil auch komplizierter, als das hier dargestellt werden kann. Deshalb empfiehlt sich für die Betroffenen die Hinzuziehung eines Steuerexperten.

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