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Privat oder betrieblich? Die Nutzung eines Dienstwagens hat steuerliche Konsequenzen
(Pressemitteilung 18/2012 vom 29. August 2012)

Die Nutzung eines Firmen- bzw. Dienstwagens ist häufig eine willkommene Leistung, die von Arbeitgebern zusätzlich zum Einkommen angeboten und vom Arbeitnehmer gern angenommen wird. Kosten, die bei Firmenwagen - egal ob geleast oder gekauft - anfallen, können im Unternehmen und von Freiberuflern als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Dazu gehören beispielsweise Kfz-Steuern und Versicherungen, Benzin- und Garagenkosten, ggf. Abschreibungen und Kreditkosten. Für Unfallkosten gelten in Abhängigkeit von der Schadenshöhe und -ursache gesonderte Regelungen. Unabhängig davon stellt sich sowohl für den Arbeitnehmer als auch für Unternehmer oder Freiberufler, die einen Dienstwagen nutzen, die Frage, wie steuerlich mit der privaten Nutzung umzugehen ist.

Privatnutzung durch Arbeitnehmer

Bei der Nutzung von Firmenwagen durch den Arbeitnehmer ist zunächst einmal grundsätzlich zu klären, ob eine private Nutzung, die über die betriebliche Notwendigkeit hinausgeht, vertragsgemäß vom Arbeitgeber gestattet bzw. vorgesehen ist. Darf ein Wagen ausdrücklich nur für betrieblich veranlasste Fahrten genutzt werden, so entsteht für den Arbeitnehmer in aller Regel kein sog. geldwerter Vorteil und damit keine Lohnsteuer, wenn das Nutzungsverbot vom Arbeitgeber auch durchgesetzt wird. Auch wenn dem Arbeitnehmer Fahrzeuge zur Verfügung stehen, die wegen ihrer Beschaffenheit ungeeignet sind für die private Nutzung (z.B. Kastenwagen mit Werkzeugeinbau), wird in aller Regel kein geldwerter Vorteil angenommen. Darf das Fahrzeug hingegen auch privat und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, ist der dadurch entstehende geldwerte Vorteil zu versteuern. Für die Bewertung dieser privaten Nutzung gibt es zwei Möglichkeiten.

Die 1 %-Regelung

Diese Abrechnungsmethode kann prinzipiell nur für solche Fahrzeuge in Anspruch genommen werden, die nachweislich zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden, wobei die betriebliche Nutzung eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer beim Arbeitgeber als 100%-ige betriebliche Nutzung gilt. Ist der Rest der privaten Nutzung zuzurechnen, kann die 1 %-Regelung angewendet werden, um den geldwerten Vorteil zu ermitteln. Das heißt, dass für die Privatnutzung pauschal pro Kalendermonat 1 % des gültigen inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Umsatzsteuer veranschlagt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Wagen aus Zweit- oder Dritthand gekauft, geleast oder sonst wie günstig erworben wurde. Nicht mit in die Bemessungsgrundlage eingehen dürfen gemäß eines Urteils des Bundesfinanzhofes aus dem Jahr 2010 Kosten für Sonderausstattungen, die sich bei der Erstzulassung nicht im Fahrzeug befanden und erst später eingebaut wurden. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind lohnsteuerlich monatlich zusätzlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer anzusetzen. Zu der Frage, ob die Anknüpfung an den Listenpreis bei der Erstzulassung heute noch zulässig ist, ist allerdings derzeit ein Verfahren vor dem BFH (Az: VI R 51/11) anhängig.

Alternative Fahrtenbuch

Anstelle der 1 %-Regelung kann der Fahrzeugnutzer auch die konkret auf die privaten Fahrten entfallenden Kosten als Bemessungsgrundlage für den Privatgebrauch heranziehen. Durch ein Fahrtenbuch muss er lückenlos nachweisen, welche Fahrleistung jeweils im Kalenderjahr dem betrieblichen oder privaten Bereich zuzurechnen ist. Dies gilt auch, wenn mehrere Fahrzeuge privat genutzt werden, aber dann sind für jedes Fahrzeug die entsprechenden Nachweise zu führen. In einem Fahrtenbuch sind zeitnah während des ganzen Jahres genaue Angaben zu machen zum Datum, zum Kilometerstand, den gefahrenen Kilometern, dem Zweck und Ziel der Reise, um hier nur einiges zu nennen. Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Wird das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß geführt vom Finanzamt verworfen, greift automatisch die 1 %-Regelung.

Fazit

Hier können nur einige Aspekte des komplexen Bereiches privater Nutzung von betrieblichen Kfz aufgezeichnet werden. Hinzu kommen beispielsweise Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen oder Behinderte, Fragen der Behandlung der Umsatzsteuer oder des evtl. geleisteten Finanzierungsanteils etc. Deshalb empfiehlt es sich, die jeweiligen finanziellen Auswirkungen mit Hilfe eines Steuerberaters zu prüfen, um eine optimale individuelle Strategie zu ermitteln.

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