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Fahrtenbuch und Fiskus - ein Verhältnis mit steuerlichen Tücken
(Pressemitteilung 9/2013 vom 16. Mai 2013)

Im Grunde ist es höchst willkommen, wenn ein Dienstwagen privat genutzt werden darf. Aber das Vergnügen hat auch eine steuerliche Seite. Setzt der Unternehmer ein betriebliches Kfz für private Fahrten ein, so liegt eine Nutzungsentnahme vor, die - wie auch Sachentnahmen - steuerlich zu erfassen ist. Dürfen Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen, müssen sie den daraus resultierenden geldwerten Vorteil ebenfalls versteuern. Hört sich im Prinzip einfach an, führt jedoch in der Praxis immer wieder zu Irritationen mit den Finanzbehörden. Um den steuerlichen Wert der privaten Nutzung zu ermitteln, ist es prinzipiell möglich, ein Fahrtenbuch zu führen oder die sog. 1-%-Methode anzuwenden. Dabei muss insbesondere das Fahrtenbuch hohen Anforderungen genügen, um die steuerliche Anerkennung zu sichern.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Wenn durch ein Fahrtenbuch lückenlos nachgewiesen werden kann, welche Fahrleistung jeweils im Kalenderjahr tatsächlich auf die betriebliche und private Nutzung entfällt, ist das möglicherweise die steuerlich vorteilhaftere Methode für Fahrer, die das zur Verfügung gestellte Kfz selten privat nutzen. Aber dann sind sehr genaue Angaben zu machen, die in aller Regel mit einem hohen Verwaltungsaufwand einhergehen. So müssen die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und dürfen keine Widersprüchlichkeiten enthalten. Zudem muss das Fahrtenbuch zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar im Anschluss an die betreffenden Fahrten und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen Form geführt werden, die nachträgliche Änderungen grundsätzlich ausschließt. Bei der Nutzung entsprechender Software gelten diese Anforderungen vergleichbar. Insofern sind Excel-Tabellen nicht ausreichend, da sie im Nachhinein manipulierbar sind. Zu den Pflichtangaben in einem Fahrtenbuch gehören bei beruflichen Fahrten insbesondere das Datum, das konkrete Ziel der Fahrt und der Grund, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Fahrt sowie die möglichst exakte Bezeichnung des jeweiligen Ortes. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Darüber hinaus sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gesondert zu kennzeichnen.

Fahrtenbuch-Urteil

Welch hohe formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch gestellt werden, zeigt das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 13. November 2012 (Az. VI R 3/12). Im vorliegenden Streitfall bestand das Fahrtenbuch aus handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen sowie zusätzlich erstellten ergänzenden Erläuterungen. Die handschriftlichen Grundaufzeichnungen enthielten fortlaufend die Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern; hinsichtlich der Angaben zu Reiseroute und Ziel war bei beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur "Außendienst" vermerkt. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren im Fahrtenbuch nicht angegeben; hierzu enthielt das Fahrtenbuch lediglich den handschriftlichen Vermerk "siehe Anlage". Die zusätzlich erstellten ergänzenden Erläuterungen in Form eines Ausdrucks des vom Arbeitgeber elektronisch geführten Terminkalenders nannten Datum, Uhrzeit, Name und Adresse der jeweils aufgesuchten Kunden. Anders als das Finanzgericht lehnte der BFH die Anerkennung des Fahrtenbuchs ab, weil die Fahrten im Fahrtenbuch nicht vollständig wiedergegeben seien. Insbesondere enthielte das Fahrtenbuch selbst keine Angaben zu den Ausgangs- und Endpunkten der jeweiligen Fahrten und nenne auch nicht die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner. Diese Angaben gehörten indessen zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen seien. Es genüge nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet würden. Die erforderlichen Mindestangaben könnten auch nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden. Das bedeutet, dass nur ein kontinuierlich, zeitnah und komplett geführtes Fahrtenbuch die Chance hat, steuerlich anerkannt zu werden. Dazu gehört auch, dass der Inhalt im Nachhinein nicht veränderbar ist, oder - sollte dies einmal notwendig werden - die Korrektur erkennbar sein muss. Wird das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß geführt vom Finanzamt verworfen, greift automatisch die 1-%-Regelung.

1-%-Regelung

Grundsätzlich ist es so, dass die 1-%-Regelung für solche Fahrzeuge in Frage kommt, die nachweislich zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Davon ist in aller Regel auszugehen,  wenn ein betriebliches Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird. Für die Privatnutzung wird dann pauschal pro Kalendermonat 1 % des gültigen inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Umsatzsteuer und zuzüglich der Kosten für eine Sonderausstattung als Berechnungsbasis veranschlagt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Wagen aus Zweit- oder Dritthand gekauft, geleast oder sonst wie günstig erworben wurde. Der Listenpreis ist ein fiktiver Wert, der in den meisten Fällen über dem tatsächlichen Kaufpreis liegen dürfte. Wem diese sog. typisierende Festlegung des privaten Nutzungsanteils unangemessen hoch für die individuelle Nutzung erscheint, der kann letztlich nur die aufwendige Alternative Fahrtenbuch wählen, um seinen persönlichen Anteil glaubhaft nachzuweisen.

Fazit

Hier können nur einige Aspekte des komplexen Bereiches privater Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen grob skizziert werden. Deshalb empfiehlt es sich, die jeweiligen finanziellen Auswirkungen mit Hilfe eines Steuerberaters zu prüfen.

Der bundesweite Steuerberater-Suchdienst bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere seinen Anforderungen entsprechende Steuerberater nach den Kriterien Ort (bzw. Postleitzahl), Arbeitsgebiete (z.B. Einkommensteuer), Branchenkenntnisse und/oder Fremdsprachenkenntnisse in ganz Deutschland zu suchen.

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