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Der Fiskus frühstückt mit - Umsatzsteuerreduzierung für Hotels hat Konsequenzen für die Reisekostenabrechnung
(Pressemitteilung 19/2010 vom 30. Juli 2010)

Die im Rahmen des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes beschlossene Absenkung des Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen im Hotel- und Gaststättengewerbe hat erhebliche lohnsteuerliche Konsequenzen für Arbeitgeber und deren reisende Arbeitnehmer. Die Steuererleichterung von 19 % auf nunmehr 7 % bringt u.a. erhöhten Abrechnungsaufwand hinsichtlich der Reisekostenerstattung bei dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeiten mit sich.

Gesetzliche Neuregelung

Die Steuerbegünstigung für Beherbergungsleistungen umfasst gemäß des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 5. März 2010 "Leistungen, die in der Aufnahme von Personen zur Gewährung von Unterkunft bestehen". Dazu gehören sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch beispielsweise die in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen. Nach der Neuregelung ermäßigt sich die Umsatzsteuer für die "Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält", von 19 % auf 7 %.

Diese Steuerermäßigung gilt jedoch "nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind". Zu diesen nicht steuerbegünstigten Leistungen gehören u.a. das Frühstück und andere Verpflegung, Telefon- und sonstige Kommunikationskosten, Getränke aus der Minibar oder die Überlassung von Tagungsräumen. All diese Kosten sind strikt von den reinen Übernachtungskosten zu trennen und mit dem gültigen vollen Umsatzsteuersatz auf den Rechnungen auszuweisen. Die Übernachtung also mit 7 %, alle anderen Leistungen mit 19 %. Bei der Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber bei beruflich bedingter Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers ist zu beachten, dass die Aufwendungen für Verpflegung, also beispielsweise auch für ein Frühstück, grundsätzlich einen lohnsteuerlichen Sachbezug darstellen.

Erstattung bis 2009

Bis Dezember 2009 konnte bei einer Gesamtrechnung für Unterkunft und Verpflegung - also einer Rechnung, in der das Frühstück nicht extra ausgewiesen war - der Gesamtbetrag pauschal in einen Übernachtungs- und einen Frühstücksteil für lohnsteuerliche Zwecke aufgeteilt werden, und zwar mittels einer Vereinfachungsregelung. Danach war bei Erstattung der Übernachtungskosten einschließlich Frühstück durch den Arbeitgeber für das Frühstück ein Wert von 20 % des Pauschbetrages für den Verpflegungsmehraufwand für eine 24-stündige Abwesenheit (20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) anzusetzen.

Wollte der Arbeitnehmer seinem Mitarbeiter lediglich die Übernachtungskosten erstatten, konnte er bislang bei einer Gesamtrechnung (inkl. Frühstück) den Frühstücksteil einfach aus der Gesamtsumme herausrechnen und den verbleibenden Übernachtungsanteil als Reisekosten steuerfrei erstatten. Die hier dargestellte Kürzungsregel hat mit dem tatsächlichen Wert des Frühstücks prinzipiell nichts zu tun, sondern diente der vereinfachten Bestimmung der steuerfrei zu ersetzenden Kosten für die Unterkunft. Darüber hinaus führte sie in der Regel zu einem arbeitnehmerfreundlichen Ergebnis. Denn die über die Pauschale hinausgehenden tatsächlichen Frühstückskosten, die normalerweise bei mehr als 4,80 Euro liegen dürften, konnte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer so im Rahmen der Übernachtungskosten ebenfalls steuerfrei erstatten. Mit der Neuregelung war dies so nicht mehr möglich. Durch das oben genannte BMF-Schreiben wurden inzwischen praktikable Abrechnungslösungen gefunden.

Neue Abrechnungsvarianten

Künftig wird zwischen zwei Alternativen unterschieden, die jeweils in Abhängigkeit von der konkreten Rechnungsstellung in Anwendung kommen können. Zum einen kann unter bestimmten Umständen die Vereinfachungsregelung wieder angewendet  werden. Dies ist aber nur möglich, wenn außerhalb der Übernachtungskosten zum ermäßigten Umsatzsteuersatz alle anderen, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegenden Leistungen, inkl. Frühstück, in einem sog. Sammelposten getrennt aufgeführt werden, etwa als "Business-Package".

Für das Frühstück können 20 % des maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen, also bei 24 Stunden Abwesenheit wieder 4,80 Euro, vom entsprechenden Sammelposten in Ansatz gebracht werden. Der verbleibende Teil dieses Postens ist steuerlich als Reisenebenkosten zu behandeln, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. D.h. es dürfen nicht etwa private Telefonate, Pay-TV, Massagen oder sonstige Wellnessleistungen etc. mit in den Sammelposten einfließen, denn sie führen bei Erstattung durch den Arbeitgeber zwingend zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil.

Die zweite Möglichkeit ist die Bewertung des Frühstücks mit dem Sachbezugswert, der mit 1,57 Euro günstiger ist als die Pauschale. Für diese Regelung galten bisher sehr eng gefasste Voraussetzungen, die u.a. die dienstliche Veranlassung per nachweislicher Buchung der Übernachtung und des Frühstücks durch den Arbeitgeber voraussetzten. Nun ist es aber im Ausnahmefall im Unterschied zur bisherigen Regelung möglich, dass der Arbeitnehmer die Übernachtung inkl. Frühstück selbst bucht. Dennoch kann er, wenn weitere Voraussetzungen erfüllt sind - etwa die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder die Notwendigkeit einer spontanen Übernachtung glaubwürdig belegt werden kann - in den Genuss kommen, das Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert steuerlich anerkannt zu bekommen. Der Entwurf der Lohnsteuerrichtlinien 2011 sieht hier sogar noch weitergehende Vereinfachungen vor.

Fazit
 
Die gesamte Problematik der lohnsteuerlichen Konsequenzen der Umsatzsteuerreduzierung bei Beherbergungsleistungen kann in diesem Rahmen nicht erschöpfend behandelt werden. Deshalb empfiehlt es sich, einen kompetenten Berater hinzuzuziehen.

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